Agilidade, rapidez e rigor no processo de planeamento
O processo de planeamento de gestão é crucial em qualquer empresa porque permite a implementação de estratégias para cumprir os objetivos estabelecidos, controlar e analisar a performance da empresa. Um processo de planeamento bem definido permite elaborar e acompanhar a execução do orçamento da empresa de uma forma ágil, rápida e segura.
Os fatores diferenciadores da solução de planeamento e controlo da GSTEP assente em tecnologia Oracle são os seguintes:
- Definição de intervenientes e workflow da informação: é importante uniformizar e organizar o workflow de inputs entre as várias direções/áreas, para que seja possível calendarizar o processo de planeamento e automatizar o processo de aprovação do orçamento.
- Definição e uniformização de regras, que permitam traduzir o plano de atividades da empresa no plano financeiro de forma ágil e rápida. Estas regras podem ter como base pressupostos, forecast, dados reais, dados históricos, dependendo da informação e do contexto da mesma.
- Simulação de versões do orçamento, para que seja possível variar pressupostos/drivers e ver o impacto no orçamento, permitindo assim a tomada de decisão mais informada, tendo em consideração diferentes cenários.
- Consolidação da informação numa única base de dados. As empresas que elaboram o seu orçamento em Excel, correm o risco de diferentes intervenientes acederem a informação desatualizada/distinta, pois podem existir alterações nos ficheiros e a informação divergir, existindo uma maior dificuldade de integração e manutenção dos dados. Ao consolidar a informação numa base única, todos os intervenientes acedem a uma mesma informação sempre atual e fidedigna.
- Redução do ciclo de orçamentação e esforço envolvido: se os intervenientes, os processos de cálculos estiverem bem definidos é possível reduzir e agilizar o ciclo de orçamentação. Através da redução do ciclo é possível dedicar mais tempo à análise de dados, permitindo incrementar qualidade em todo o processo de planeamento.
- Segurança da informação: como o processo requer a colaboração de vários membros da companhia, é importante definir o acesso à informação de cada perfil, permitindo restringir acesso a informação mais sensível da companhia, como dados sobre recursos humanos ou receita, definir acessos de leitura e escrita, ou permitir que cada perfil apenas tenha acesso a informação sobre a qual vai contribuir.
- Controlo orçamental: é importante a comparação numa base regular dos dados de orçamento com os dados reais, de forma a identificar desvios, com vista a identificar ineficiências da organização e agir sobre as mesmas, permitindo melhorias no desempenho e performance da organização.
Luísa Silva, EPM Consultant @ GSTEP
1 de março de 2021